Горная добыча

Предпосылки проекта.

Проект создания комплексной информационной системы был одним из условий для выполнения стратегической задачи нашего клиента по выходу на IPO. Также для осуществления цифровой трансформации деятельности компании крайне необходимым условием была унификация и автоматизация бизнес-процессов, создание единого информационного ядра. 

Задачи бизнеса.

Оптимизации бизнес-процессов и внедрение комплексной интегрированной информационной системы управления, которая охватывала бы следующие бизнес-цели: построение основы учетной системы, хранилища данных и системы бюджетирования, управление имуществом, инвестициями, проектами, производством, финансовыми операциями, техническим обслуживанием и ремонтом оборудования.

Проект в цифрах.

• Более 35.000 настроек и разработок.
• Более 100.000 заявок пользователей системы.
• Более 500 инструкций по работе в системе.
• Более 40.000 логистических операций.
• Более 150.000 бухгалтерских операций.
• Более 3.500 активных пользователей системы обучено.
• 10 дней - формирование отчетности  по МСФО и РСБУ.
• 30% уникальных разработок.

Функциональный объём проекта.

В результате проекта клиент получил единое информационное пространство на базе SAP ERP, охватывающее важнейшие бизнес-процессы:

• Ведение первичных учетных процессов и налоговый учет.
• Управление корпоративными финансами (включая интеграцию с Московской биржей).
• Казначейство и HOST2HOST.
• Ведение заявочной компании и управление закупками.
• Движение ТМЦ и управление материальными потоками.
• Сбытовая деятельность.
• Учет затрат и управление материальными потоками.
• Управление процессами технического обслуживания и ремонтами оборудования.
• Управление складами и запасами, инвентаризация.
• Обмен электронными документами УПД всех видов с внешними контрагентами.
• Формирование сводной корпоративной отчётности.
• Формирование настраиваемых аналитических отчётов.
• Автоматизация процессов сбора бюджетных данных.
• Автоматизация расчёта сводных бюджетов (выверка ВХО, расчётные статьи, проверки данных).
• Регламентирование бизнес-процессов бюджетирования.
• Консолидация бюджетов в поквартальной разбивке.
• Ежемесячное формирование консолидированной финансовой отчетности по Группе.
• Интеграция с SAP-системами (ERP-факт, BI IP-план) для сбора данных.

Основные выгоды проекта.

• Централизация, стандартизация и оптимизация процессов.
• Увеличение стоимости бизнеса за счет повышения прозрачности и достоверности данных.
• Обеспечение возможностей дальнейшего развития: легкость интеграции новых предприятий в существующую структуру компании, низкие затраты времени и средств при переходе к новым технологиям и лучшей практике.
• Вся группа компаний клиента использует единую систему для проведения бюджетной кампании и получения план-факт анализа по бюджету, формирования аналитической отчетности и консолидации по международным стандартам финансовой отчетности. 
• Стандартизация функций обеспечила возможность создания собственного ОЦО.
  

Предпосылки проекта.

Процессы управления недвижимым имуществом и земельными участками до недавнего времени поддерживались с помощью программного решения собственной разработки. Данные реестра объектов недвижимости копировались из локальных систем в центральную один раз в месяц, и в результате хранящаяся в ней информация быстро теряла актуальность. В систему не попадали скан-копии необходимых документов кадастрового учета и государственной регистрации объектов недвижимости. Системы для ведения договоров по объектам недвижимости и для бухучета не были интегрированы, что порождало ошибки в расчетах. Расчет сумм арендной платы за земельные участки проводился вручную вне системы. Отсутствовала оперативная информация об имущественном комплексе компании в целом.

Задачи бизнеса.

Обеспечить заинтересованные подразделения компании всесторонней, полной и достоверной информацией об объектах недвижимого имущества в режиме реального времени, расширить единого информационного пространства компании на область управления недвижимым имуществом на основе единой автоматизированной системы, базирующейся на унифицированных бизнес-процессах и методиках. Программа проектов охватывает следующие бизнес-цели: управление договорами по недвижимости, расчеты по арендной плате, расчет земельного налога, ведение документации, связанной с объектами недвижимости.

Проект в цифрах.

• 35 структурных подразделений.
• 4.700 объектов недвижимости.
• Более 200 земельных участков.
• Более 300 жилых помещений.
• 68% - сокращение ресурсов на бухгалтерские операции.
• 1.5 дня - подготовка квартального отчета по объектам недвижимости.
• 5 минут - подготовка документов по объекту недвижимости для аудита.
• 40% уникальных разработок.

Функциональный объём проекта.

В результате проекта клиент автоматизировал и упростил следующие операции, связанные с управлением недвижимости:

• Ведение картотеки объектов недвижимого имущества, разделенной по видам имущества.
• Ведение технической, экономической, правовой, кадастровой, управленческой информации по каждому объекту.
• Ведение электронного архива правоустанавливающих и других документов в привязке к картотеке объектов недвижимости.
• Ведение договорной работы по объектам недвижимости и земельным участкам (подготовка договора, согласование, ведение условий и расчет арендной платы, формирование графика платежей).
• Формирование регламентной и аналитической отчетности по объектам недвижимости.
• Информация о движимом имуществе, расположенном на объекте недвижимости и земельном участке.
• Расчет сумм налога на земельные участки, формирование налоговых деклараций.
• Кадастровый учет объектов недвижимости и земельных участков.
• Бухгалтерский учет по договорам аренды (автоматические проводки начислений по договорам аренды, печать счетов-фактур, актов, счетов на оплату).
• Учет государственной регистрации прав Компании в ЕГРП.

Основные выгоды проекта.

• Функции бухгалтерского учета договоров взятия и сдачи в аренду, которые выполнялись в каждом подразделении удалось выделить в ОЦО.
• Исключены операции ручного расчета сумм арендной платы за земельные участки.
• Исключены операции сверки расчетов сумм арендной платы с начислениями в бухгалтерском учете.
• Исключены операции повторного внесения (в систему управления недвижимостью и учета ОС) данных гос. регистрации и кадастрового учета для расчета земельного налога. Данные вносятся один раз в систему специалистом отдела недвижимости, к которому эти данные поступают. В расчете используются данные из документов, карточек ОС и земельных участков модуля RE-FX.
• Добавились операции работы со скан-копиями документов в бизнес-процессах гос. регистрации и кадастрового учета объектов недвижимости.
• Автоматизировано формирование реестра непрофильных активов.
• Создан единый реестр объектов недвижимого имущества, реестр контрагентов и реестр документов, связанных с объектами недвижимого имущества, реестр имущественных договоров.
• Унифицированы алгоритмы расчета арендной платы и земельного налога.
• Появилась возможность получения оперативных аналитических отчетов по всем объектам недвижимости, позволяющих повысить исполнение контрольных функций на всех уровнях управления.
• Создан архив электронных документов, связанных с недвижимостью, с возможностью хранения и полноценного оперативного доступа к скан-копиям документов.
• Сокращение бумажного документооборота, связанного с учетом и регистрацией объектов.
  

Предпосылки проекта.

В существующую информационную систему клиента входил функциональный блок управления материально-техническим обеспечением, включающий модуль управления закупками, в том числе функциональность «Заявочная кампания». Для замыкания внутри одной учетной системы полноценного закупочного процесса «от заявки до поставки» оставалось реализовать задачу управления закупочными процедурами.

Задачи бизнеса.

Оптимизация, унификация и обеспечение прозрачности бизнес-процессов закупок, снижение совокупных затрат на обработку процессов, связанных со снабжением и закупками. Программа проекта охватывает следующие бизнес-цели: централизованное ведение и учет всех закупок клиента с учетом тендерной документации, снижение нагрузки на почтовую корпоративную систему, усиление контроля за закупками, в том числе за соблюдением объявленных сроков проведения закупки, сокращение сроков рассмотрения закупочной документации, снижение трудоемкости работы участников закупочного бизнес-процесса клиента, возможность рассмотрения тендерной документации в электронном формате.

Проект в цифрах.

• 34 структурных подразделений.
• 13.2% достигнутой экономии для клиента.
• 80% автоматического заполнения электронных форм документов на основании аналитических данных.
• 198 кодов ОКПД 2 для субъектов МСП.
• 30% - доля закупок с преференцией у субъектов МСП в общем ежегодном закупе заказчика.
• 40% собственных уникальных разработок.
• 3.52 - среднее число предложение на одну закупку с учетом проверки контрагента.

Функциональный объём проекта.

В результате проекта клиент автоматизировал и упростил следующие операции, связанные с закупочной деятельностью:

• Формирование заявки на закупку с полной спецификацией.
• Ведение и корректировка плана закупок.
• Создание закупочных процедур на основе данных заявки на закупку и данных позиции плана, а также их согласование и публикация.
• Автоматизированное формирование пакета закупочной документации, в частности извещения и документация о закупке.
• Автоматизированное формирование протоколов заседаний закупочных органов и регистрация их в СЭД DocsVision.
• Проведение заседаний закупочных органов на портале закупок Share Point.
• Регистрация и проверка поставщиков, с использованием интеграции с сервисом КАРТОТЕКА.
• Подача поставщиками своих предложений для участия в закупочных процедурах.
• Формирование сопоставительной таблицы заявок поставщиков (конкурентных листов) для анализа и принятия решений.
• Интеграция с ЕИС по передаче плана закупок, извещений, протоколов и разъяснений.
• Интеграция с внешними ЭТП (Сбербанк-АСТ и ЕЭТП) по передаче закупочных процедур, разъяснений и протоколов (в том числе в подписанном виде), а также по получению заявок и запросов разъяснений.
• Автоматизация процесса проверки и допуска поставщиков.
• Принятие предложений поставщиков и создание контрактов.
• Формирование отчетности.

Основные выгоды проекта.

• Типовое решение SAP SRM было доработано и адаптировано к требованиям компании в соответствии с положением о закупках товаров и услуг и требованиями законодательства РФ. 
• Расширение единого информационного пространства компании на область управления закупками на основе единой автоматизированной системы, базирующейся на унифицированных бизнес-процессах и методиках.
• Обеспечена интеграция с SAP ERP в части обмена НСИ, передачи в SAP SRM заявок на закупку и обратно в SAP ERP информации для создания контракта.
• Создан инструмент для проведения и управления закупочной деятельностью в соответствии с принципами клиента: открытости; конкурентности; обоснованности и своевременности.
• Интеграция с сайтом госзакупок в части выполнения требований закона № 223-фз "о закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц". 
• Повышение конкурентности закупочных процедур и снижение стоимости закупок. 
• Снижение коррупционных рисков при проведении и подведении итогов как закупочных процедур, так и процедур реализации НВИ и флотоконцентрата, а также сокращения истории взаимодействия с поставщиком. 
• Повышение качества закупаемых МТР, работ, услуг. 
• Сокращение срока поставок МТР, трудоёмкости работы закупщика, а также автоматизация процедур взаимодействия внутри компании.
• Сокращение зависимости результатов работы с рынком от конкретного закупщика.
• Минимизация количества ошибок в предложениях поставщиков.
  
  
  

Предпосылки проекта.

У клиента была разработана методология планирования сводного бюджета по РСБУ и консолидированного бюджета по МСФО, формализован регламент формирования и контроля исполнения бюджетов, разработана единая методология бюджетирования для каждого из уровней организационной иерархии, а также бюджетная структура и итоговые формы сводного бюджета компании и консолидированного бюджета группы. Для выполнения задач бюджетного планирования использовались решения SAP BI-IP (бюджетирование) и SAP BW on Oracle (платформа хранения данных). Однако автоматизация этих процессов имела ряд недостатков: ВХО (внутрихозяйственные обороты) вводились вручную, отсутствовала двойная запись при планировании, в некоторых бюджетах возникали проблемы с производительностью, информационные панели для руководителей отсутствовали.

Задачи бизнеса.

Проект был инициирован с целью повышения эффективности бюджетного управления и развития ИТ-ландшафта компании. Программа проектов охватывает следующие бизнес-цели: оптимизация ИТ-поддержки бюджетного управления; формирование и согласование производственных планов в системе бюджетирования; формирование сводного бюджета компании по РСБУ в системе; оптимизация подходов к загрузке и формированию исходных данных для системы консолидации, а также подходов к расчету фактической и плановой себестоимости по МСФО; повышение производительности процессов бюджетирования; создание единого хранилища данных; предоставление возможности для более оперативного принятия эффективных управленческих решений.

Проект в цифрах.

• 900 пользователей.
• Более 100 автоматизированных бюджетных форм.
• Более 100 автоматизированных отчетов.
• Более 80 аналитик для бизнеса.
• Более, чем в 2 раза выросла производительность работы форм.
• 25% собственных уникальных разработок.

Функциональный объём проекта.

• Миграция решения SAP BW и SAP BPC на платформу SAP HANA в SAP HANA ENTERPRISE CLOUD.
• Доработка методологии формирования бюджетов структурных подразделений и ключевых ДЗО и сводного бюджета всей группе компаний клиента по РСБУ.
• Доработка и реализация методологии формирования консолидированной финансовой отчетности группы компаний по МСФО.
• Реализация системы формирования бюджетов структурных подразделений клиента и ключевых ДЗО.
• Формирование сводного бюджета клиента.
• Доработка функциональности системы формирования консолидированного бюджета группы компаний по МСФО.
• Тиражирование и автоматизация методологии динамических моделей на все структурные подразделения клиента.
• Разработка системы мониторинга и анализа производственных и финансовых показателей клиента.
• Интерактивные панели (Dashboards) для руководителей.

Основные выгоды проекта.

• Компания обновила свой SAP-ландшафт в соответствии с новой методологией бюджетирования и последними техническими требованиями.
• Упрощен и ускорен ввод бюджетных данных в систему за счет улучшения производительности и структуры форм ввода.
• Фактические данные поступают в систему консолидации напрямую из SAP ERP, минуя систему бюджетирования, что сокращает сроки подготовки финансовой отчетности.
• Использование SAP HANA позволило ускорить расчеты при работе с большими объемами данных.
• Бюджетная модель настроена в соответствии с обновленной методикой на новом инструменте SAP BPC Embedded 10.1 и SAP Analysis.
• ВХО обороты и проводки, построенные на двойной записи, формируются автоматически (что исключает двойной ввод данных и улучшает их качество).
• Альбом сводных форм формируется из системы.
• Формы ввода стали более удобными для пользователей, позволяют осуществлять ввод данных в систему быстрее.
• Упрощен ввод бюджетных данных в систему за счет формирования динамических разверток форм.
• Фактические данные в систему консолидации поступают напрямую из SAP ERP (минуя систему бюджетирования) – сроки подготовки финансовой отчетности меньше. 
• Данные в BI-системах стали более прозрачными (за счет отказа от двойного мэппинга в системе бюджетирования (ЕПС2) и консолидации (КПС)).
• Стало проще принимать управленческие решения за счет наличия аналитического инструмента, построенного на едином хранилище данных.

Предпосылки проекта.

После начала продуктивной эксплуатации КИИСУ на платформе SAP ERP, в состав которой входил функциональный блок управления материально-техническим обеспечением, клиенту необходимо было повысить качество справочников ОЗМ для оптимизации закупочных процессов.

Проект в цифрах.

• 34 структурных подразделения.
• Более 30.000 нормализированных ОЗМ загружено.
• 2.000 шаблонов автонаименований загружено.
• 10.000 некорректных записей ОЗМ заблокировано к закупу.
• 15 существующих программ и отчетов на стороне ERP доработано.
• 5 существующих программ и отчетов на стороне BW доработано.
  

Функциональный объём проекта.

• Разработка интерфейса по ведению шаблонов автонаименований ОЗМ, ведению классификатора, его признаков и значений признаков.
• Переработка интерфейса по подаче заявок на ОЗМ. Переход на динамическое определение класса оценки ТМЦ\Оборудование при закупке.
• Разработка загрузчиков ОЗМ, классификатора (с признаками и значениями признаков) и шаблонов автонаименований.
• Разработка механизма поиска дублей в справочнике ОЗМ.
• Разработка механизма поиска ОЗМ по классу, признакам и значениям признаков. 
• Разработка интерфейса по переносу ОЗМ из класса в класс, с возможностью наследование признаков и значений признаков из принимающего класса, либо копирование из исходного класса. 
• Разработана программа по ведению атрибутов ОЗМ для ППМ. 
• Доработка ряда отчетов в ERP и BW в связи с переходом на новый классификатор. 

Основные выгоды проекта.

В результате проекта повысилось качество планирования и оптимизация закупок, а также качество данных справочника ОЗМ благодаря устранению необходимости заведения ОЗМ-дублей (оборудование\ТМЦ, импортное\отечественное) и единому подходу формирования наименований ОЗМ согласно шаблону.

Повысилось удобство работы со справочником ОЗМ для конечных пользователей благодаря доработанной программе поиска необходимого материала, в т.ч. поиска материала по значениям его характеристик.

Было улучшено качество и производительность работы сотрудников отдела НСИ благодаря:

• доработанной программе обработки заявок на ОЗМ, реализации функций поиска дублей как по наименованию, так и по значениям признаков, доработанной функции согласования, функции формирования автонаименований по шаблону;
• разработанному интерфейсу по ведению шаблонов автонаименований и классификатора с признаками класса и его значениями;
• разработка интерфейса по переносу ОЗМ из одного класса в другой, с возможностью сохранения признаков и значений признаков исходного класса, либо замены данных атрибутов на имеющиеся в классе-приемнике.

Внедрение динамического определения класса оценки при закупке по ряду характеристик привело к минимизации ошибок пользователей при регистрации закупочных документов в системе, вызванных неверным выбором ОЗМ (ТМЦ\Оборудование).

Проект в цифрах.

• 15 дочерних обществ.
• С 3 до 0,5 рабочих дней - сокращены сроки трансформации ОС по дочерним обществам.

Функциональный объём проекта.

Реализация реестра ОС ДО в SAP BW с последующей загрузкой в SAP BPC:

• автоматизация загрузки исходных данных;
• автоматизация алгоритмов расчетов; 
• автоматизация формирования трансформационных корректировок по ОС;
• реализация проверочных отчетов на всех этапах загрузки.

Основные выгоды проекта.

В результате проекта повысилась прозрачность процесса подготовки консолидированной финансовой отчетности в части основных средств дочерних обществ, повысилась точность расчетов по основным средствам, сокращен объем ручных корректировок.

Проект в цифрах.

• 40% собственных уникальных разработок.
• 40 структурных подразделений.

Функциональный объём проекта.

В ходе проекта был реализован обмен документами валютного контроля в формате банка:

• сведения о валютных операциях;
• правка о подтверждающих документах;
• заявление о постановке контракта на учет;
• заявление о постановке кредитного договора на учет;
• заявление о внесении изменений в раздел I ведомости банковского контроля;
• заявление о снятии контракта (кредитного договора) с учета;
• распоряжение на списание средств с транзитного валютного счета;
• поручение на покупку валюты;
• поручение на продажу валюты;
• поручение на конверсию валюты;
• поручение на перевод иностранной валюты.

Обмен произвольными документами:

• уведомления из Банка;
• произвольные документы в банк;
• запрос на отзыв документа;
• запросы клиентов на новые сертификаты;
• получение новых сертификатов;
• зарплатная ведомость;
• письмо в Банк (гособоронзаказ);
• подтверждающий документ.

Автоматизация загрузки оригиналов документов и прикрепления к объектам системы SAP ERP (PI, H2H, SAP ERP):

• автоматизация загрузки оригиналов документов (SAP PI, H2H);
• автоматизация прикрепления оригиналов документов к объектам системы SAP ERP (SAP ERP).

Разработка в SAP ERP дополнительных отчетов:

• журнал операций по выпискам банка, загруженным в течение дня;
• данные об остатках на банковских счетах.